O co pytać managera sali weselnej? Gajówka Obręb

O co pytać managera sali weselnej? Dobre pytanie! Wybór obiektu na Wasze przyjęcie to jedna z najważniejszych decyzji, jakie podejmiecie podczas organizacji ślubu i wesela. To obiekt weselny będzie centrum wszystkich wydarzeń. To tam będziecie przyjmować gości, tam będziecie jeść, pić, tańczyć i się bawić. Spędzicie tam najwięcej czasu w dniu ślubu i tę decyzję trzeba mocno przemyśleć.

Pamiętajcie jednak, że wybór sali weselnej powinien być poprzedzony zrobieniem listy gości (dzięki temu będziecie wiedzieć jaka pojemność sali będzie odpowiednia) i kosztorysu (około połowa Waszych wydatków to „sala” więc określcie ile możecie na to wydać).

Nieco z pomocą przyszła Paulina – manager/właścicielka, z którą rozmawiacie gdy chodzi o salę Gajówka Obręb. Jestem jej niesamowicie wdzięczna! To tam odbyła się moja pierwsza sesja Sweet&Sour, a także w tym poście możecie podziwiać kilka zdjęć z drugiej sesji Boho Peach.

Gajówka Instagram – Gajówka Facebook – Gajówka WWW

Pytania i odpowiedzi pokazane na przykładzie sali Gajówka Obręb

1. Z jakim wyprzedzeniem trzeba rezerwować salę? Trudno powiedzieć, zapisy uruchamiamy najdalej na 1,5 roku przed (zazwyczaj w okolicach września gdy dobiega końca aktualny sezon), z tego co wiemy wielu usługodawców też tak robi, więc nie musicie się martwić, że nie znajdziecie sali i ekipy na rok przed weselem – uważamy ze planowanie go wcześniej nie ma dużego sensu. Natomiast na pół roku przed terminem może być coraz trudniej o wolną sobotę, więc najlepiej trzymać się tego „rok przed”

2. Czy możliwa jest organizacja wesela w tygodniu? Jak najbardziej, a nawet warto bo ceny mogą być niższe nawet o 50%!

3. Jak dokonać rezerwacji terminu? Aby dokonać wstępnej rezerwacji terminu na 7 dni wystarczy podać imię i nazwisko oraz nr telefonu i termin. Pełna rezerwacja następuje na podstawie podpisania umowy i wpłaty zadatku, który w przypadku rezygnacji jest bezzwrotny (natomiast każda z naszych par dostaje jeszcze czas do namysłu i możliwość rezygnacji w ciągu 30 dni od podpisania umowy o ile do przyjęcia został przynajmniej rok.

4. Jak wygląda kwestia potencjalnego zakazu organizacji wesel w czasie pandemii? Wiemy jak trudna jest to kwestia dla Par, które planują ten najważniejszy dzień, nie chcemy niczego komplikować, dlatego nasze pary mają możliwość zmiany terminu lub całkowitej rezygnacji z wesela i zwrotu zadatku w przypadku zakazu, lub ograniczenia do 50 osób organizacji wesel w czasie pandemii.

5. Czy jest możliwość wystawienia faktury za wynajęcie obiektu? Oczywiście jest możliwość otrzymania faktury za wynajem obiektu.

6. Czy ustalenia dokonywane drogą mailową są wiążące dla obu stron? Jak najbardziej, ustalenia, które zostały potwierdzone przez obie strony mailowo są dla nas wiążące.

7. Czy organizacja ślubu plenerowego jest dodatkowo płatna i co wchodzi w zakres przygotowania miejsca do ceremonii? Samo odbycie się ślubu w plenerze nie jest płatne, opłata pojawia się na etapie aranżacji strefy ślubu przez nas (jeśli zajmuje się tym Wasza firma florystyczna (ustawią stelaż i dekoracje, krzesła – nie ma opłat, jeśli my mamy wszystko zaaranżować, ustawić i przygotować dekoracje z makramą która wypożyczamy z zewnątrz to jest opłata podana w ofercie). Do wykorzystania w czasie ceremonii macie oddzielne białe krzesła rozkładane, stół dla urzędnika, dywan, konstrukcję drewnianą (heksagon lub pergola ślubna). Jeśli do tego chcecie wypożyczyć makramę wraz z całą aranżacją z naszej strony to jest dodatkowa opłata.

8. Co dzieje się w przypadku nagłego deszczu podczas ceremonii ślubnej? Na drobny deszcz mamy żagiel/baldachim który osłoni Parę Młodą i urzędnika, goście powinni mieć przygotowane parasole (zawsze mamy jakiś zapas w pogotowiu). Przy większej ulewie organizujemy ślub na tarasie

9. Jakie dekoracje są dostępne w obiekcie? Czy są dodatkowo płatne? Wszystkie dekoracje które mamy u siebie możemy udostępnić w cenie: sztalugę i drewnianą tablicę, napis mąż/żona w drewniany obręczach, nr stołów, drewniane skrzyneczki, plastry drewna, białe latarenki, wazoniki i słoiczki na świece, jutę, szyfonowy bieżnik, heksagon, drewniane beczki, drewnianą drabinę, stare drzwi, ścianka na Wasze zdjęcia kurtyna LED na ściankę i lampki pod sufitem, podświetlana huśtawka do zdjęć.

10. Czy użytkowanie mebli ogrodowych (kanapy, fotele, ławy i stoliki) jest dodatkowo płatne? Nie, strefa wypoczynkowa na tarasie i strefa chillout (meble, stoliki, skrzyneczki plus leżaki) oraz klimatyczne oświetlenie są w cenie i za nic nie dopłacacie, my zajmujemy się ich ustawieniem.

11. Co dzieje się w przypadku niskich temperatur? Jakie rozwiązania stosowane są podczas upałów? Na sali posiadamy klimatyzacje na ciepłe dni z funkcja grzania gdyby zrobiło się chłodniej. Na tarasie mamy ogrzewacze ogrodowe.

12. Jak reagujecie w przypadku braku prądu? Brak prądu to u nas rzadkość, ale zapewniamy agregat, a jeśli wyskoczy jakiś korek to osoba techniczna, która czuwa w trakcie przyjęcia szybko sobie z tym poradzi.

13. Czy obiekt jest ubezpieczony w pełnym zakresie? Tak, posiadamy ubezpieczenie sali OC i NNW w każdym możliwym zakresie, także gdyby komuś w czasie przebywania w obiekcie coś się stało. Natomiast należy pamiętać, że dla ubezpieczyciela ważne jest to czy osoba poszkodowana była pod wpływem alkoholu (czego często para i goście nie wiedzą, a właściciele sal nie informują o tym istotnym w kwestii wypłaty ubezpieczenia fakcie).

14. Czy obiekt spełnia wymagania bezpieczeństwa? Tak, w obiekcie są oznakowane wyjścia ewakuacyjne, dostępna jest instrukcja bezpieczeństwa oraz rozmieszczone są gaśnice, oraz apteczka. Dodatkowo na terenie obiektu znajduje się hydrant, a w sąsiedniej miejscowości straż pożarna, która w razie czego szybko dojedzie na miejsce.

15. Jakie są dodatkowe koszty wynajęcia obiektu? Nie ma dodatkowych kosztów wynajęcia obiektu, wszystko macie dostępne w zryczałtowanej cenie.

16. Jakie usługi są dodatkowo płatne? W naszym przypadku nie ma usług dodatkowo płatnych (poza aranżacja przez nas ślubu w plenerze z makramą), a jeśli interesują Was usługodawcy tacy jak braman, proseccovan, tort, słodki stół, stacja sushi, animatorzy dla dzieci czy nawet DJ, fotograf i filmowiec lub wedding planner to chętnie polecimy specjalistów w tym zakresie.

17. Ile osób z waszego zespołu będzie pracować podczas obsługi przyjęcia? Podczas wesela są przynajmniej 2 osoby: koordynator i osoba techniczna, ale w trakcie przygotowań na miejscu jest też dodatkowa ekipa.

18. Kto sprząta po przyjęciu? To my zajmujemy się sprzątaniem przed i po weselu, po Waszej stronie (lub florystki) jest sprzątnięcie/demontaż dekoracji i zabranie Waszych rzeczy. Zazwyczaj to co utrudnia nam sprzątanie odkładamy gdzieś z boku abyście po weselu mogli to zabrać jak już się wyśpicie (zazwyczaj ok. 12:00 po weselu).

19. Jak wygląda zaplecze dla cateringu? Mamy zaplecze z dużą chłodnią, blatami roboczymi i przyłączami (kontakty, siła), zmywarkę gastronomiczną, lodówkę, zamrażarkę, taboret grzewczy, 2 kuchenki gazowe i 2 piecyki (duży piec konwekcyjny przywozi ze sobą zazwyczaj catering, ale niektórzy radzą sobie z naszymi piecami). Ściany i podłoga są wyłożone łatwo ścieralnymi płytkami.

20. Czy można wnosić własne jedzenie? Generalnie catering dopuszcza możliwość wniesienia dodatkowo własnego jedzenia o ile przedstawicie potwierdzenie płatności lub oświadczenie, że dane jedzenie zostało przygotowane przez Was i bierzecie za nie odpowiedzialność. Szczegóły ustalacie z cateringiem.

21. Czy pobieracie korkowe / tortowe? Nie ma opłaty korkowej za wniesienie alkoholu, catering proponuje usługę odpłatnego serwisu alkoholu, ale możecie go też roznosić sami. Opłata tortowa występuje tylko w przypadku wybrania tortu z zewnątrz (nie od cateringu), ale można to rozwiązać wybierając tort z monoporcji (babeczki / mini bezy) lub ponegocjować z cateringiem.

22. Czy po weselu można otrzymać pozostawione jedzenie? Nienaruszone ciasta, sałatki itp. Oczywiście jedzenie które zostanie po przyjęciu jest pakowane i przechowywane w chłodni. Możecie je odebrać do 12:00 po weselu.

23. Czy powitanie chlebem i solą jest w cenie? To kwestia ustalenia z cateringiem, możecie też dostarczyć wcześniej własny chlebek.

24. Czy powitanie szampanem jest w cenie? Usługa przygotowania powitania szampanem jest realizowana przez catering i jest w cenie o ile państwo modzi dostarczą szampana. Za dopłatą szampana dostarczy catering.

25. Czy MP płaci za stłuczoną zastawę i kieliszki? To kwestia ustalenia z cateringiem, który dostarcza zastawę. Zazwyczaj drobne stłuczki nie są płatne, ale jeśli stłucze się cała zastawa to kwestia do uzgodnienia na etapie podpisywania umowy (realnie jeszcze się to nie zdarzyło).

26. Czy jest specjalna chłodnia na alkohol? Tak, zaplecze dla cateringu jest wyposażone w dużą chłodnie oraz lodówki i zamrażarki.

27. Kiedy można przywieźć alkohol do schłodzenia? Można przywieźć dzień wcześniej lub w dniu przyjęcia rano (ewentualnie 2-3 dni wcześniej) zapakowany w kartony i opisany Waszą datą wesela. Tak zabezpieczony jest przechowywany na naszym zapleczu bez dostępu osób trzecich i wkładany do chłodni rano w dniu wesela.

28. Czy w limit gości wchodzi obsługa i dzieci? Obsługa ma oddzielny stoli na sali tanecznej i nie wlicza się w limit, dzieci tylko te które potrzebują miejsca siedzącego.

29. Czy jest miejsce na zorganizowanie animacji dla dzieci? Tak, na tarasie lub w oddzielnym namiocie, który można wypożyczyć i ustawić przy sali.

30. Z czego wykonany jest parkiet? Z gresu imitującego beton.

31. Z czego wykonane są ściany? Z drewna i boazerii drewnianej.

32. Czy jest opcja zorganizowania poprawin? Jak najbardziej po weselu sobotnim lub w tygodniu jeśli wesele odbywa się w niedziele lub również w tygodniu. Piątki i soboty są zarezerwowane na wesela, a ewentualne poprawiny są w cenie wesela.

33. Do której godziny może trwać wesele? Na wesele macie 12 godzin oraz 7 godzin przed i po na montaż i demontaż dekoracji.

34. Czy jest przewidziane miejsce dla muzyków i fotografów? Tak, ich stolik jest na sali tanecznej.

35. Jaki jest standard toalet? Toalety są utrzymane w podobnym stylu co sala (rustykalne, z elementami drewna i cegły) każda toaleta posiada dwie kabiny, po dwie umywalki w męskiej jest dodatkowo pisuar. Zapewniamy też środki czystości, koszyki ratunkowe i dbamy o porządek w trakcie wesela.

36. Czy są jakieś udogodnienia dla karmiących matek? Wychodzimy z założenia, że mama może karmić tam, gdzie chce i czuje się komfortowo. Przy sali jest też pokój operacyjny dla pary młodej, gdzie często mamy mogą nakarmić dziecko lub je przewinąć. Przy toaletach jest też kameralne miejsce z wygodną kanapą gdzie można spokojnie nakarmić dziecko.

37. Na ile wcześniej można wejść na sale żeby ją przygotować? Do której godziny musimy opuścić salę? Macie 7 godzin przed i po weselu na montaż i demontaż dekoracji. Jeśli dzień wcześniej lub po nie odbywa się inne przyjęcie to dajemy więcej czasu na montaż i demontaż.

38. Kto opłaca ZAiKS? W naszym przypadku opłata ZAiKS jest w zakresie pary młodej lub DJa/zespołu.

39. Jaki jest orientacyjny koszt organizacji transportu przez salę? To wszystko zależy o wielu zmiennych wiec wycenę dokonujemy indywidualnie, ale zawsze jest to cena konkurencyjna do ofert rynkowych.

40. Czy w obiekcie są dostępne miejsca noclegowe? Nie posiadamy bazy noclegowej dla gości, do dyspozycji pary znajduje się w oddzielnym budynku pokój. W środku znajdziecie łoże małżeńskie i rozkładaną kanapą oraz prywatną łazienką. Dla większych grup proponujemy wynajęcie pokoi w pobliskich hotelach lub udostępnienie pola namiotowego. W razie czego pomagamy zorganizować firmę zajmującą się rozkładaniem rustykalnych namiotów dzwonkowych.

Lista wszystkich pytań do managera sali weselnej

O co pytać managera sali weselnej? Podstawowe informacje

1. Czy obiekt jest dostępny w wybranym dla nas dniu?
2. Czy w sali odbywają się jednocześnie różne przyjęcia?
3. Na ile osób minimalnie i maksymalnie można zorganizować przyjęcie?
4. Czy jest możliwość zorganizowania w obiekcie również ceremonia zaślubin?
5. Jak wyglądają łazienki? Jak często są sprzątane w dniu wesela?
6. Stoły są prostokątne, okrągłe czy takie i takie?
7. Czy w trakcie przyjęcia obecny jest manager sali i w jakich godzinach? Numer telefonu!
8. Do której godziny zostaje obsługa?
9. Czy ruchome części sali mogą być dowolnie  przestawiane albo wynoszone? 
10. Jak wygląda wymiana krzeseł, kto je składa / rozkłada? Kiedy można je przywieźć lub zabrać?
11. Kto będzie opiekunem/koordynatorem podczas przyjęcia? Czy to ta sama osoba, która z nami rozmawia?
12. Czy sala posiada klimatyzację?
13. Czy jest dostępna szatnia i jak ona wygląda?
14. Czy w lokalu dostępny jest sejf dla Pary Młodej?
15. Czy jest wyznaczone miejsce dla palaczy? (popielniczka)
16. Czy są jakieś ograniczenia dotyczące dekoracji? (świece, itp?)
17. Jak wygląda plan B w razie brzydkiej pogody?
18. Czy jest przewidziany wazon na bukiet Panny Młodej, czy trzeba o tym pomyśleć samemu?

O co pytać managera sali weselnej? Koszty

1. Ile kosztuje zorganizowanie przyjęcia tutaj i co jest zawarte w cenie?
2. Jak długo może trwać wesele i czy płacimy za przedłużenie tego czasu?
3. Czy za przyjęcia odbywające się poza sezonem lub w tygodniu są jakieś zniżki?
4. Ile wynosi zaliczka lub zadatek?
5. Czy zapewniacie Państwo stoły, obrusy, krzesła, pokrowce na krzesła, zastawę, szkło? Czy ono jest w cenie? Jak to wszystko wygląda?
6. Czy obiekt ma licencję na alkohol i czy mogę zaserwować swój? Czy jest korkowe, ile wynosi?
7. Co konkretnie jest w cenie za talerzyk? 
8. Jaki jest koszt za osobę dorosłą, dziecko 0-2 i 2-10, podwykonawców weselnych?
9. Czy jest możliwość zorganizowania poprawin? 
10. Jaka jest cena za osobę na poprawinach i co wchodzi w jej zakres?
11. Czy macie jakieś atrakcje dodatkowe, za które można ewentualnie dopłacić?

O co pytać managera sali weselnej? Gastronomia

1. Czy oferują Państwo ewentualnie catering?
2. Czy zewnętrzna firma cateringowa można korzystać z kuchni bezpłatnie, czy to płatne dodatkowo?
3. Czy mają Państwo stojak do tortu, czy muszę mieć swój?
4. Jak wygląda wózek na tort?
5. Jak podane będą napoje niegazowane i gazowane? W szklanych karafkach, butelkach? Woda z cytryną?
6. Jak serwowany jest alkohol? Czy dostępne są coolery do podtrzymywania temperatury?
7. Jaki jest sposób podawania dań gorących: na półmiskach, czy porcje na talerzach?
8. Jeżeli na półmiskach – to ile jest porcji mięsa na osobę?
9. Czy lokal zapewnia chleb z solą/toast powitalny – szampan?
10. Jak wygląda kompozycja menu, ile jest dań ciepłych podawanych do stołu, zakąsek itd.?
11. Czy są krzesełka dla dzieci?
12. Czy jest możliwość wyboru dań czy są one z góry narzucone? 
13. Co z jedzeniem, które nie zostanie skonsumowane? Czy państwo młodzi otrzymują je po przyjęciu? Jeżeli tak, to czy należy mieć uprzednio przygotowane własne pojemniki?
14. Ilu kelnerów jest zazwyczaj na przyjęciu i na ilu gości przypada jeden kelner?
15. Czy jest możliwość zrobienia dań dla wegan i wegetarian?
16. Czy kelnerzy roznoszą alkohol czy trzeba za to dodatkowo zapłacić?
17. Czy jest możliwość degustacji menu?
18. Czy oferujecie szampana na powitanie?
19. Czy oferujecie w cenie ciasta, tort, kawę, herbatę, napoje, ile na osobę, jakie rodzaje?
20. Czy lokal pobiera dodatkowe opłaty za „zajęcie się” dostarczonymi przez nas dodatkowymi ciastami, sokami, owocami itp.?

O co pytać managera sali weselnej? Logistyka

1. Czy jest przewidziane jakieś miejsce/pokój, aby Para Młoda się przygotowała?
2. Czy na terenie ogrodu jest zadaszona altana/namiot? Jak duży? Czy możliwa jest organizacja przyjęcia plenerowego?
3. Kiedy można „wejść” do obiektu i rozpocząć przygotowania i kiedy można sprzątać?
4. Czy obiekt jest dostosowany do potrzeb osób starszych i niepełnosprawnych?
5. Ile miejsc parkingowych oferuje obiekt i czy są one w cenie?
6. Kto jest odpowiedzialny za dekoracje przed i po weselu? Sprzątanie? Czy to jest w cenie i ile dodatkowo trzeba zapłacić?
7. Gdzie jest miejsce dla orkiestry?
8. Czy macie przygotowany „standardowy” rzut sali pokazujący najlepsze rozmieszczenie stołów?
9. Czy gdzieś znajdują się przewijaki i czy macie przewidziane ciche miejsce dla matek karmiących?
10. Gdzie jest przechowywany alkohol z zewnątrz i czy jest zamykane na klucz?
11. Kiedy należy dostarczyć alkohol?
12. Czy kawa/herbata/ciasta znajdują się w specjalnie wydzielonym miejscu? Jeśli tak, to gdzie?
13. Czy jest gdzieś miejsce, kącik dla dzieci?
14. Co z zasilaniem? Czy jest dodatkowe źródło energii w razie awarii technicznej?
15. Czy przed wejściem do sali można ustawić informacje dotyczące menu lub ustawienia stołów?
16. Jakim sprzętem dysponuje sala, czy jest np. rzutnik?
17. Czy w sali weselnej będzie można przećwiczyć pierwszy taniec?
18. Czy na sali znajduje się sprzęt nagłaśniający? 

O co pytać managera sali weselnej? Noclegi

1. Ile miejsc noclegowych, pokoi i ilu osobowych jest w stanie zaoferować obiekt? Jak wygląda koszt tego?
2. Czy jeśli nie ma pokoi hotelowych, czy polecają jakieś miejsce, aby przenocować?
3. W jakich godzinach trwa doba hotelowa?
4. Czy pobierana jest dodatkowa opłata za dystrybucję listów powitalnych i/lub upominków dla gości do pokojów?
5. Czy lokal dysponuje łóżeczkami dla dzieci? Ewentualne dostawki?
6. O której rozpoczyna się śniadanie? O ile jest przewidziane?
7. Czy jest możliwość zakwaterowania gości jeszcze przed weselem? 
8. Jak daleko pokoje znajdują się od sali weselnej?
9. Ile kluczy/kart wejściowych jest przewidzianych na jeden pokój?

O co pytać managera sali weselnej? Umowa

1. Co jest w umowie, jak ona wygląda?
2. Kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne zniszczenia? Potłuczona zastawa czy połamane krzesła?
3. Co się dzieje, gdy okazuje się, że gość jednak nie pojawi się na przyjęciu? (puste krzesło)
4. Do kiedy trzeba podać ostateczną listę gości?
5. Jak wygląda procedura rezygnacji w ramach umowy?
6. Czy jest możliwość opłaty w ratach? 
7. Kiedy dokładnie odbywa się płatność i w jakiej formie?
8. Jakie są zasady i warunki zwrotu zaliczki?
9. Czy w przypadku rezygnacji z wesela po podpisaniu umowy zleceniodawca ma obowiązek pokryć część z wyliczonych kosztów wesela?
10. Kiedy podpisujemy umowę i zgadzają się Państwo na zawarcie w niej wszelkich informacji, które dziś usłyszeliśmy?

Inne posty, które mogą Ci się przydać:

• Wesele w czasach pandemii – co robić?
• Jak koronawirus wpłynie na organizację mojego wesela?
• Zaproszenia ślubne – wszystko, co musisz wiedzieć
• Jak podpisać umowy z usługodawcami ślubnymi i czuć się z tym komfortowo?
• O co pytać barmana na wesele? Wywiad z Dariuszem Owczarkiem z Oryginalnybar.pl
• Fotograf ślubny – jak wybrać najlepszego?

Facebook – Instagram – Grupa Ślubna